Evenementenvergunning

Wilt u een evenement organiseren in Almere? Sinds mei 2017 is de voorrangsregeling uit de Nota evenementen in Almere ingetrokken en geldt hiervoor een nieuwe aanmeldingsprocedure. Nieuw is dat er twee stappen nodig zijn.

De eerste stap daarvoor is de aanmelding voor een plaats op de evenementenkalender. Bij uw aanmelding vragen wij u om relevante informatie op hoofdlijnen te verstrekken. Op basis hiervan wordt beoordeeld of het evenement een plek krijgt op de kalender.

Als uw evenement vermeld wordt op de evenementenkalender dan kunt u in stap twee de aanvraagprocedure voor een evenementenvergunning starten. Let op: plaatsing op de evenementenkalender betekent niet automatisch dat u de vergunning ook krijgt.

 

 

Aanmeldingsprocedure evenementenkalender

Wij vragen organisatoren om hun plannen voor het komende evenementenseizoen voor 1 september kenbaar te maken. De adviescommissie evenementen beoordeeld de aanmeldingen aan de hand van de criteria uit het strategisch evenementenbeleid en legt het advies voor de conceptkalender voor aan het college. Het aanmeldingsformulier met de aan te leveren informatie vindt u hier. Het college stelt op uiterlijk 1 december de evenementenkalender vast. Na vaststelling van de kalender ontvangt u zo snel mogelijk bericht met de benodigde informatie om het vergunningentraject te doorlopen. Evenementen die na 1 september of gedurende het "lopende" jaar worden aangemeld worden op volgorde van binnenkomst behandeld. Na beoordeling op tijd, locatie en programmering wordt het evenement wel of niet toegevoegd aan de evenementenkalender. Toegevoegde evenementen gaan vervolgens ook het vergunningstraject in. Evenementen die al op de kalender staan hebben voorrang ten opzichte van evenementen die later aangemeld worden.

Een negatieve beoordeling wordt altijd begeleid met een reden voor afwijzing. Indien u naar aanleiding hiervan een gewijzigde aanvraag wilt indienen begint u de aanmeldingsprocedure opnieuw.

Plaatsing op de kalender is overigens geen garantie dat een evenementenvergunning wordt verleend. Het evenement doorloopt alsnog het vergunningentraject en zal moeten voldoen aan de vergunningsvereisten. Het is dus mogelijk dat een vergunning niet kan worden verleend als de aanvraag niet aan de vereisten voldoet. Dit betekent dat het evenement van de kalender verdwijnt. Aan een plaats op de kalender kunnen derhalve geen rechten met betrekking tot de verlening van de evenementenvergunning worden ontleend.

Omdat er met de vaststelling van het strategisch evenementenbeleid in 2018 sprake is van een overgangsjaar gelden eenmalig andere data. U kon uw evenement tot 1 november 2017 aanmelden voor een plek op de evenementenkalender. De kalender voor 2018 wordt naar verwachting de eerste week van december vastgesteld.

Criteria

Uw aanmelding wordt beoordeeld op een aantal aspecten hier een toelichting.

Voor wie is de procedure bedoeld?

De aanmeldingsprocedure geldt voor alle vergunningplichtige evenementen. Plaatsing op de kalender is een voorwaarde om een evenementenvergunning te verkrijgen.

Wanneer u een kleinschalig, eendaags evenement organiseert, hoeft u geen vergunning aan te vragen en is het voldoende om het evenement te melden. De voorwaarden vindt u onder "Klein evenement zonder vergunning(melding)".

De aanmeldingsprocedure voor de evenementenkalender geldt niet voor indoor sportevenementen; deze kunnen zich melden bij het sportbedrijf Almere 

Kleine evenementen zonder vergunning (melding)

Wanneer u een kleinschalig, eendaags evenement organiseert, hoeft u geen plek op de evenementenkalender te hebben en geen vergunning aan te vragen. Het is voldoende om het evenement te melden. De voorwaarden om met deze melding te kunnen volstaan zijn:

  • Het is geen commercieel evenement;
  • Het is een eendaags evenement;
  • Het evenement vindt plaats tussen 7.00 uur en 22.00 uur;
  • Het evenement wordt door maximaal 100 bezoekers bezocht;
  • Het evenement vindt niet plaats op de rijbaan van de openbare weg of vormt geen belemmering voor de hulpdiensten;
  • De te plaatsen object(en) zijn niet groter dan 25 m2;
  • Bij het evenement is geen (versterkt) geluid;
  • Bij het evenement wordt er geen alcohol bedrijfsmatig verstrek     

Indien uw evenement voldoet aan al deze voorwaarden, dan is de aanmeldprocedure niet nodig en kunt u volstaan met een melding. U kunt de melding doorgeven tot uiterlijk twee weken voor aanvang van het evenement. 

Vergunningentraject, indienings- en afhandeltermijn

Een vergunningaanvraag voor evenementen moet minimaal acht weken vóór het evenement worden ingediend (gerekend van de start van de opbouw van het evenement). De aanvraag wordt dan binnen vier tot acht weken afgehandeld.

Voor evenementen met een verhoogd risico zoals grote muziekfestivals en grote sportevenementen geldt zelfs een termijn van twaalf weken. Voor grootschalige en/of risicovolle evenementen is meer tijd nodig om een goede beoordeling te kunnen maken. Houdt er dus rekening mee dat uw aanvraag op tijd is ingediend.

Let op: Als uw aanvraag niet binnen de gestelde termijn van acht of twaalf weken is ingediend kan de vergunningsaanvraag worden geweigerd.

Voor een Melding Klein evenement geldt een afhandeltermijn van twee weken.

 

 

Kosten

Het aanmelden voor de evenementenkalender is kosteloos. Voor het in behandeling nemen van aanvragen evenementenvergunning worden leges berekend. Voor de bedragen verwijzen wij u naar de legesverordening 

Overige vergunningen of ontheffingen

Afhankelijk van de activiteiten kunnen er naast de evenementenvergunning overige vergunningen of ontheffing nodig zijn. Ook hiervoor worden kosten berekend die in de legesverordening terug te vinden zijn. De meest voorkomende daarvan zijn:

  • Een ontheffing voor het verstrekken van zwak-alcoholhoudende drank tijdens het evenement op grond van artikel 35 van de Drank- en Horecawet;
  • Een RVV ontheffing (Reglement Verkeersregels en Verkeerstekens) van bepaalde verkeersregels zoals bijvoorbeeld het rijden met een voertuig in voetgangersgebied voor de opbouw van een evenement.

E-formulier melding evenement/ evenementenvergunning

Vraagt u deze vergunning aan als particulier met DigiD

Melding evenement/ evenementenvergunning

Vraagt u deze vergunning aan als organisatie met e-Herkenning

Melding evenement/ evenementenvergunning

Vraagt u deze vergunning aan als organisatie zonder e-Herkenning

Melding evenement/ evenementenvergunning

 

 

Wat vindt u van onze website?