Privacyverklaring

De bescherming van jouw privacy bij het verwerken van jouw persoonsgegevens is belangrijk . De gemeente Almere, als verwerkingsverantwoordelijke, gaat daarom heel zorgvuldig met jouw persoonsgegevens om en we houden ons daarbij aan de eisen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

In deze privacyverklaring staat hoe we dat doen, voor welke doelen we de gegevens verwerken en op basis van welke wettelijke grondslag we die gegevens vastleggen. Ook lees je wat jouw rechten zijn, zoals inzage, correctie en het indienen van klachten. Daarnaast leggen we uit hoe we jouw persoonsgegevens beveiligen.

Wil je weten welke persoonsgegevens we van jou hebben? Kijk dan in het Verwerkingsregister. Daarin kun je ook lezen waarom we deze gegevens nodig hebben, voor welke doelen we ze vastleggen en voor hoe lang.

Heb je vragen over deze privacyverklaring? Mail dan naar infoverberg dit@almere.nl of bel met 14 036.

Ook kun je schriftelijk reageren via: Gemeente Almere, Postbus 200, 1300 AE Almere.

Dit is versie 1.1 van 29 mei 2018

1. Wanneer leggen we persoonsgegevens vast?

De gemeente Almere mag alleen persoonsgegevens verwerken als daar een reden (wettelijke grondslag) voor is. Deze redenen zijn vastgelegd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit kan zijn:

a. vanwege een wettelijke plicht of onze gemeentelijke taken

Er zijn persoonsgegevens die we van de wet moeten vastleggen. In de wet staat welke gegevens we moeten verwerken voor welke doelen. Daarnaast mogen we persoonsgegevens verwerken vanuit openbaar gezag of het algemeen belang. Denk bijvoorbeeld aan:

  • het gebruiken van gegevens over jouw huishouden voor de gemeentelijke belastingaanslag;
  • het vastleggen van jouw naam, adres of jouw huwelijk in de Basisregistratie personen (BRP);
  • het beoordelen van jouw (financiële) status voor de aanvraag van een vergunning of een uitkering;
  • het toevoegen van jouw (ver)bouwgegevens aan het kadaster en landelijke voorzieningen.

b. voor de uitvoering van een overeenkomst

We kunnen persoonsgegevens ook gebruiken voor het uitvoeren van een overeenkomst die we met jou gesloten hebben. Denk bijvoorbeeld aan:

  • het inboeken en versturen van facturen;
  • de huur van een plek in de gemeentelijke haven;
  • de koop van een kavel grond

c. op basis van uw toestemming

Soms mogen we alleen jouw gegevens verwerken als je ons daarvoor expliciet toestemming hebt gegeven. Bijvoorbeeld als je bij ons solliciteert of je aanmeldt voor een nieuwsbrief. Je wordt dan ook geïnformeerd hoe je deze toestemming in kunt trekken. Bij de nieuwsbrief kun je dit doen door te klikken op de afmeldlink. Wil je meer informatie over hoe jij de toestemming kunt intrekken, lees dan verder bij punt 6.

2. Welke persoonsgegevens leggen we vast?

We leggen die persoonsgegevens vast die nodig zijn om een bepaald doel te bereiken , zoals de uitvoering van onze gemeentelijke taken. Denk bijvoorbeeld aan:

  • jouw naam en contactgegevens als je contact opneemt met de gemeente via het contactformulier;
  • jouw naam en adres als je in de gemeente komt wonen, trouwt of een kind krijgt;
  • jouw naam en adres als je een afspraak maakt voor een gemeentelijke dienst, zoals het ophalen van grofvuil. Soms willen we over deze afspraak contact met je opnemen, dan vragen we ook jouw contactgegevens.

In sommige gevallen gaat het om bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens. Dit zijn bijvoorbeeld jouw BSN of gegevens over jouw gezondheid, politieke voorkeur of strafrechtelijke gegevens. We gaan hier extra zorgvuldig mee om en nemen speciale beveiligingsmaatregelen om deze gegevens te beschermen.

3. Wie zijn de ontvangers van deze gegevens?

We delen jouw persoonsgegevens niet zomaar met derden. We volgen de regels die hiervoor gelden, bijvoorbeeld rond doelbinding. Dat betekent dat we gegevens alleen delen als dit past bij het doel waarvoor we de gegevens gebruiken.

Soms moeten we persoonsgegevens vanuit onze wettelijke plicht of onze gemeentelijke taak delen. Denk bijvoorbeeld aan:

  • persoonsgegevens in de Basisregistratie personen (BRP), een landelijke voorziening die andere organisaties kunnen inzien als ze een maatschappelijke taak hebben. Je leest daarover meer op de website rivg van de Rijksdienst voor Identiteitsgegevens;
  • een strafrechtelijk onderzoek, bijvoorbeeld naar fraude, waarin we gegevens delen met de politie en/of het openbaar ministerie.
  • leveranciers die taken uitvoeren voor de gemeente. Voorbeelden zijn zorgpartijen of ICT-leveranciers en aannemers (zie hieronder bij specifieke situaties). Voordat we gegevens met hen delen maken we goede afspraken waar ze de gegevens voor mogen gebruiken, hoe ze deze beveiligen en geheim houden.

4. Hoe beveiligen we jouw persoonsgegevens?

Om jouw persoonsgegevens te beveiligen, neemt de gemeente Almere passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang en andere ongewenste handelingen met persoonsgegevens tegen te gaan. Denk daarbij bijvoorbeeld aan:

  • het bepalen wie vanuit zijn functie toegang tot bepaalde gegevens mag hebben. Wie dit niet nodig heeft voor zijn functie, krijgt geen toegang;
  • het opslaan van gegevens. Dat gebeurt op servers binnen de Europese Unie of de Europese Economische Ruimte (EER);
  • het organiseren van privacybewustzijnstrainingen voor onze medewerkers, onder andere om datalekken te voorkomen;
  • het bijhouden van een register datalekken. Dit register analyseren we regelmatig en gebruiken de lessen om onze processen te verbeteren.

De gemeente Almere zorgt voor passende beveiliging van uw persoonsgegevens in lijn met de daarvoor geldende wettelijke eisen en richtlijnen. Deze beveiligingsmaatregelen zijn gebaseerd op de Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten (BIG). Op de website van de BIG lees je hier meer over.

Ondanks dat we zorgvuldig met jouw persoonsgegevens omgaan en die passend beveiligd hebben, kan het onverhoopt gebeuren dat er gegevens gelekt worden. Bijvoorbeeld door een hack van een systeem of het versturen van gegevens naar de verkeerde persoon. Als je vermoed dat er sprake is van een ‘datalek’, neem dan contact met ons op via infoverberg dit@almere.nl of bel naar 14036. We doen ons best om de gevolgen te beperken en onderzoeken het datalek om herhaling te voorkomen. Indien nodig doen wij ook een melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

5. Hoe lang bewaren we jouw persoonsgegevens?

We bewaren jouw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk, tenzij er een speciale wettelijke regeling is die voorschrijft voor hoe lang we gegevens moeten bewaren. Dit is vastgelegd in de Archiefwet. Er zijn gemeentelijke selectielijsten, met de termijnen waaraan we ons moeten houden. Na het verlopen van die bewaartermijn vernietigen we de gegevens, tenzij ze van historische waarde zijn. Daar zijn specifieke regels voor. De stadsarchivaris ziet hier op toe.

6. Welke rechten heb je?

Vanuit de privacywetgeving heb je een aantal rechten. Je mag:

  • inzage vragen in welke persoonsgegevens we van je vastgelegd hebben;
  • ons vragen de persoonsgegevens te wijzigen, te corrigeren of aan te vullen als ze niet correct of onvolledig zijn;
  • ons vragen om de verwerking te beperken, gegevens te wissen of bezwaar maken tegen het vastleggen van de gegevens;
  • jouw toestemming intrekken als we jouw gegevens hebben vastgelegd op basis van toestemming;
  • ons vragen om een bestand met jouw gegevens beschikbaar te stellen in een digitaal bestand door een verzoek te doen op ‘dataportabiliteit’ als we jouw gegevens hebben vastgelegd op basis van jouw toestemming of uitvoering van een overeenkomst;
  • een klacht indienen bij de Functionaris Gegevensbescherming van de gemeente Almere of bij de autoriteit Persoonsgegevens.

Wil je gebruik maken van (een van) de bovenstaande rechten? Dan kun je een verzoek indienen bij de gemeente door het online formulier in te vullen of een brief te sturen naar postadres:  Gemeente Almere, Postbus 200, 1300 AE Almere, onder vermelding van het verzoek dat je doet.

Om je goed te kunnen helpen, vragen we jou zo specifiek mogelijk te zijn over jouw persoonsgegevens en zo duidelijk mogelijk te omschrijven hoe je contact hebt gehad met de gemeente Almere en waarover.

7. Wat doen we als we een verzoek van jou krijgen?

  • a.    Voordat we jouw verzoek in behandeling kunnen nemen, controleren we altijd jouw identiteit:
    • Je kunt een afspraak maken op het stadhuis zodat je je persoonlijk kunt identificeren.
    • Bij het online formulier heb je je al geïdentificeerd door het gebruik van DigiD. Je hoeft geen kopie van jouw identiteitsbewijs mee te sturen. Soms vragen wij je aanvullend een afspraak te maken op het stadhuis zodat je je persoonlijk kunt identificeren.
    • Als het gaat om gegevens van een kind onder de 16 jaar, moet je het ouderlijk gezag hebben.
  • b.    Na identificatie nemen we jouw verzoek in behandeling. Als we alle benodigde gegevens hebben en jouw verzoek aan de wettelijke eisen voldoet, streven we ernaar jouw verzoek binnen een maand af te handelen en je een bericht te sturen. Is jouw verzoek niet duidelijk genoeg, dan kunnen we je daarover nog aanvullende vragen stellen.
  • c.   We laten je dan weten of en hoe we aan jouw verzoek voldoen. Als het verzoek complex is of als we veel inzageverzoeken van je moeten behandelen, dan kunnen we de termijn verlengen tot drie maanden nadat we jouw verzoek hebben ontvangen. Als we de termijn moeten verlengen, dan laten we het jou ook binnen een maand weten.

Voldoen we niet of gedeeltelijk aan jouw verzoek, dan leggen we in ons besluit altijd uit waarom. Soms mogen we bepaalde gegevens vanwege de openbare orde of veiligheid niet delen. Ook is het niet toegestaan om gegevens van andere personen in te zien. Als het bestand of document waarin je inzage wilt gegevens van andere personen bevat, dan kunnen we jouw verzoek weigeren vanwege de privacyrechten van die andere persoon.

Als je het niet eens bent met ons besluit, dan heb je het recht om een bezwaarschrift in te dienen tegen het besluit. In de brief leggen we uit hoe je dit kunt doen en binnen welke termijn.

U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

8. Kan deze Privacyverklaring worden gewijzigd?

Deze privacyverklaring kan worden gewijzigd. Wij adviseren je daarom regelmatig de Privacyverklaring na te lezen op eventuele wijzigingen.

9. Waar kun je terecht met een vraag of klacht?

Als je vragen hebt over deze privacyverklaring, neem dan contact met ons op via infoverberg dit@almere.nl of bel met 14036. Ook kun je schriftelijk reageren: Gemeente Almere, Postbus 200, 1300 AE Almere.

Aanvullende informatie over hoe wij met persoonsgegevens omgaan vind je in ons privacybeleid. Een overzicht van alle verwerkingen van persoonsgegevens vind je in het Verwerkingsregister.

Heb je klachten over de verwerking van jouw persoonsgegevens, neem dan contact op de heer P.M.H. Korremans onze Functionaris Gegevensbescherming via 14 036 of FGverberg dit@almere.nl. Jouw klacht wordt vertrouwelijk behandeld.

Je kunt ook een klacht indienen bij de Nederlandse privacytoezichthouder de Autoriteit Persoonsgegevens.

Meld een datalek via infoverberg dit@almere.nl of 14036, onder vermelding van Datalek.

Hieronder lees je hoe we in een aantal specifieke situaties met jouw privacy omgaan

Website

De gemeente is geïnteresseerd in de bezoekers van haar site. Niet in naam of adresgegevens, wel in de manier waarop je gebruik maakt van de website om deze zo goed mogelijk te maken. Almere maakt gebruik van Google tracking, met geanonimiseerde IP-gegevens. In de cookieverklaring lees je hier meer over.

Persoonsgegevens zijn wel nodig als je gebruik wilt maken van de online diensten. De persoonsgegevens die je op verzoek verstrekt, worden uitsluitend gebruikt voor de behandeling van jouw (aan)vraag of reactie dan wel voor het vragen naar informatie over en de verbetering van onze dienstverlening. Wij houden ons hierbij aan de wettelijke bewaartermijnen.

Klanttevredenheid

De gemeente Almere voert steekproefsgewijs klanttevredenheidsonderzoeken uit voor verbetering van de dienstverlening. Hiervoor bellen wij onder andere met mensen die kortgeleden contact hebben gehad met de gemeente Almere. Voor deze enquête geven wij het doel aan en vragen om toestemming. Als iemand aangeeft niet meer gebeld te willen worden, nemen wij het telefoonnummer op in een eigen 'bel-me-niet' register. Dit register wordt vóór elke enquête geraadpleegd en de nummers hierin worden niet gebeld. De telefoonnummers worden na drie maanden vernietigd.

Telefonische dienstverlening

Als je belt met de gemeente Almere kan het telefoongesprek worden opgenomen. Dit gebeurt voor kwaliteits- en trainingsdoeleinden en gebeurt steekproefsgewijs. Deze opnames worden na drie maanden automatisch vernietigd.

Om je efficiënt te woord te staan, maken wij gebruik van Computer Telefoon Integratie (CTI), waarbij telefoniegegevens aan het klantenbestand gekoppeld worden. Als je niet wilt dat jouw persoonsgegevens voor dienstverleningsdoeleinden worden gebruikt, kun je deze in MijnAlmere verwijderen. Je kunt ook een verzoek indienen bij de gemeente door het online formulier in te vullen of een brief te sturen naar postadres: Gemeente Almere, Postbus 200, 1300 AE Almere, onder vermelding van het verzoek dat je doet.

Melding openbare ruimte

De gemeente gebruikt persoonsgegevens om meldingen in de openbare ruimte te behandelen, zoals gaten in de weg, over verlichting en groen, afvaldumpingen. De meldingen worden behandeld door medewerkers van de gemeente zelf of een externe partner (aannemer) in opdracht van de gemeente. Of door een derde, die zelf verantwoordelijk is voor de behandeling, zoals Staatsbosbeheer bij een melding over een bos.

Tijdens en na afloop van de behandeling kan er contact opgenomen worden via deze gegevens voor vragen of om je te informeren over de voortgang en afwikkeling van jouw melding. Melders hebben ook de mogelijkheid hun melding anoniem te doen, dan worden er geen persoonsgegevens verwerkt. 

Uitgebreide privacyverklaring Melding openbare ruimte

Afvalkalender

Op de website van de gemeente staat de afvalkalender. Daarop kun je zien wanneer welk soort afval bij jou wordt opgehaald. Hiervoor kun je jouw postcode en huisnummer invullen. De gemeente gebruikt deze gegevens alleen om de afvalkalender te tonen en slechts voor de duur van het gebruik van de afvalkalender door jou. 

Uitgebreide privacyverklaring Almere Afval App

Onderzoek

De Gemeente Almere kan jouw persoonsgegevens gebruiken om (statistisch) onderzoek te doen. Deze onderzoeken verrichten wij ondermeer op basis van jouw toestemming, wettelijke taken of plichten. Het verrichten van onderzoek is noodzakelijk om de dienstverlening te verbeteren en voor een goede beleidsvorming en –uitvoering door de gemeente en haar partners.

Om jouw privacy zo goed mogelijk te beschermen treffen wij passende waarborgen. Omdat de gegevens en meningen die tijdens deze onderzoeken verzameld worden, vaak persoonlijk zijn, verstrekken wij nooit jouw persoonlijke informatie aan onze opdrachtgevers. Opdrachtgevers zien alleen de gegevens op het niveau van onderzoeksrapporten met tabellen, grafieken en/of kaarten. 

Sollicitatie bij de gemeente

De gemeente bewaart persoonsgegevens van sollicitanten niet langer dan nodig is voor de uitvoering van werving- en selectieprocedures. Wij houden ons hierbij aan de NVP Sollicitatiecode van de Nederlandse Vereniging voor Personeelsmanagement & Organisatieontwikkeling. De persoonsgegevens van afgewezen kandidaten worden bewaard tot uiterlijk een maand na het afronden van de sollicitatieprocedure.