Privacyverklaring

De bescherming van jouw privacy bij het verwerken van jouw persoonsgegevens is belangrijk . De gemeente Almere, als verwerkingsverantwoordelijke, gaat daarom heel zorgvuldig met jouw persoonsgegevens om en we houden ons daarbij aan de eisen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

In deze privacyverklaring staat hoe we dat doen, voor welke doelen we de gegevens verwerken en op basis van welke wettelijke grondslag we die gegevens vastleggen. Ook lees je wat jouw rechten zijn, zoals inzage, correctie en het indienen van klachten. Daarnaast leggen we uit hoe we jouw persoonsgegevens beveiligen.

Heb je vragen over deze privacyverklaring? Mail dan naar info@almere.nl of bel met 14 036.

Ook kun je schriftelijk reageren via: Gemeente Almere, Postbus 200, 1300 AE Almere.

Dit is versie 2.0 van 22 oktober 2022

Wanneer leggen we persoonsgegevens vast?

De gemeente Almere heeft wettelijke taken en verplichtingen. Om die taken en verplichtingen uit te voeren is het noodzakelijk om persoonsgegevens te verzamelen en te gebruiken. Als je bijvoorbeeld een paspoort aanvraagt of verhuist naar de gemeente, dan gebruikt de gemeente daarbij je persoonsgegevens. Ook bij onderwerpen als uitkeringen, veiligheid en zorg verwerkt de gemeente Almere persoonsgegevens.

We kunnen persoonsgegevens ook gebruiken voor het uitvoeren van een overeenkomst die we met jou gesloten hebben. Denk bijvoorbeeld aan:

  • Het inboeken en versturen van facturen;
  • De huur van een plek in de gemeentelijke haven;
  • De koop van een kavel grond.

Soms mogen we alleen jouw gegevens verwerken als je ons daarvoor expliciet toestemming hebt gegeven. Bijvoorbeeld als je bij ons solliciteert of je aanmeldt voor een nieuwsbrief. Aangezien je altijd het recht hebt om je toestemming in te trekken wordt je dan ook geïnformeerd hoe je dat kan doen. Bij de nieuwsbrief kunt je jouw toestemming intrekken door te klikken op de afmeldlink. Wil je meer informatie over hoe je de toestemming kunt intrekken? Lees dan verder bij 'Welke rechten heb je?'.

Welke persoonsgegevens leggen we vast?

We leggen die persoonsgegevens vast die nodig zijn om onze gemeentelijke taken te kunnen uitvoeren. Denk bijvoorbeeld aan:

  • Identificatiegegevens (Bv. naam, IP-adres);
  • Contactgegevens (Bv. adres, e-mailadres, telefoonnummer).

In sommige gevallen gaat het om bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens. Dit zijn bijvoorbeeld je BSN of gegevens over uw gezondheid, politieke voorkeur of strafrechtelijke gegevens. We gaan hier extra zorgvuldig mee om en nemen speciale beveiligingsmaatregelen om deze gegevens te beschermen.

Wie zijn de ontvangers van deze gegevens?

We delen jouw persoonsgegevens niet zomaar met derden. De gemeente werkt voor de uitoefening van haar taken en verantwoordelijkheden samen met partners buiten de organisatie. Dat kunnen andere overheidsinstanties zijn, maar soms ook private partijen. In bepaalde gevallen deelt de gemeente persoonsgegevens met die organisaties. Op het moment dat de gemeente persoonsgegevens uitwisselt met andere partijen maakt zij daarover afspraken die afgestemd zijn op de geldende wet- en regelgeving. Met deze organisaties sluit de gemeente een verwerkersovereenkomst af. De gemeente blijft verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens.

We delen alleen jouw persoonsgegevens om uitvoering te (laten) geven aan onze wettelijke plicht of onze gemeentelijke taak. Denk bijvoorbeeld aan:

  • Persoonsgegevens in de Basisregistratie personen (BRP), een landelijke voorziening die andere organisaties kunnen inzien als ze een maatschappelijke taak hebben. Je leest daarover meer op de website RVIG van de Rijksdienst voor Identiteitsgegevens;
  • Een strafrechtelijk onderzoek, bijvoorbeeld naar fraude, waarin we gegevens delen met de politie en/of het openbaar ministerie.
  • Leveranciers die taken uitvoeren voor de gemeente. Voorbeelden zijn zorgpartijen of ICT-leveranciers en aannemers (zie hieronder bij specifieke situaties). Voordat we gegevens met hen delen maken we goede afspraken waar ze de gegevens voor mogen gebruiken, hoe ze deze beveiligen en geheimhouden.

Hoe beveiligen we jouw persoonsgegevens?

Om jouw persoonsgegevens te beveiligen, neemt de gemeente Almere passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang en andere ongewenste handelingen met persoonsgegevens tegen te gaan. Denk daarbij bijvoorbeeld aan:

  • het bepalen wie vanuit zijn functie toegang tot bepaalde gegevens mag hebben. Wie dit niet nodig heeft voor zijn functie, krijgt geen toegang;
  • het opslaan van gegevens. Dat gebeurt op servers binnen de Europese Unie of de Europese Economische Ruimte (EER);
  • het organiseren van privacybewustzijnstrainingen voor onze medewerkers, onder andere om datalekken te voorkomen;
  • het bijhouden van een datalekkenregister. Dit register analyseren we regelmatig en gebruiken de lessen om onze processen te verbeteren.

De gemeente Almere zorgt voor passende beveiliging van jouw persoonsgegevens in lijn met de daarvoor geldende wettelijke eisen, richtlijnen en actuele technische ontwikkelingen.

Hoe lang bewaren we jouw persoonsgegevens?

We bewaren jouw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk en volgens de wettelijke regelingen die voorschrijven voor hoelang we gegevens moeten bewaren. Dit is vastgelegd in de Archiefwet. Na het verlopen van de bewaartermijnen vernietigen we de gegevens, tenzij ze van historische waarde zijn. Daar zijn specifieke regels voor. De stadsarchivaris ziet hierop toe.

Welke rechten heb je?

Vanuit de privacywetgeving heb je een aantal rechten. Je mag:

  • inzage vragen in welke persoonsgegevens we van je vastgelegd hebben;
  • ons vragen de persoonsgegevens te wijzigen, te corrigeren of aan te vullen als ze niet correct of onvolledig zijn;
  • ons vragen om de verwerking te beperken, gegevens te wissen of bezwaar maken tegen het vastleggen van de gegevens;
  • jouw toestemming intrekken als we jouw gegevens hebben vastgelegd op basis van toestemming;
  • ons vragen om een bestand met jouw gegevens beschikbaar te stellen in een digitaal bestand door een verzoek te doen op ‘dataportabiliteit’ als we jouw gegevens hebben vastgelegd op basis van jouw toestemming of uitvoering van een overeenkomst;
  • een klacht indienen bij de Functionaris Gegevensbescherming van de gemeente Almere of bij de autoriteit Persoonsgegevens.

Wil je gebruik maken van (een van) de bovenstaande rechten? Dan kun je een verzoek indienen bij de gemeente door het online formulier in te vullen of een brief te sturen naar postadres:  Gemeente Almere, Postbus 200, 1300 AE Almere, onder vermelding van het verzoek dat je doet.

Om je goed te kunnen helpen, vragen we jou zo specifiek mogelijk te zijn over jouw persoonsgegevens en zo duidelijk mogelijk te omschrijven hoe je contact hebt gehad met de gemeente Almere en waarover.

Wat doen we als we een verzoek van jou krijgen?

Voordat we jouw verzoek in behandeling kunnen nemen, controleren we altijd jouw identiteit:

Je kunt een afspraak maken op het stadhuis zodat je je persoonlijk kunt identificeren.

Bij het online formulier heb je je al geïdentificeerd door het gebruik van DigiD. Je hoeft geen kopie van jouw identiteitsbewijs mee te sturen. Soms vragen wij je aanvullend een afspraak te maken op het stadhuis zodat je je persoonlijk kunt identificeren.

Als het gaat om gegevens van een kind onder de 16 jaar, moet je het ouderlijk gezag hebben.

Na identificatie nemen we jouw verzoek in behandeling. Als we alle benodigde gegevens hebben en jouw verzoek aan de wettelijke eisen voldoet, streven we ernaar jouw verzoek binnen een maand af te handelen en je een bericht te sturen. Is jouw verzoek niet duidelijk genoeg, dan kunnen we je daarover nog aanvullende vragen stellen.

We laten je dan weten of en hoe we aan jouw verzoek voldoen. Als het verzoek complex is of als we veel inzageverzoeken van je moeten behandelen, dan kunnen we de termijn verlengen tot drie maanden nadat we jouw verzoek hebben ontvangen. Als we de termijn moeten verlengen, dan laten we het jou ook binnen een maand weten.

Voldoen we niet of gedeeltelijk aan jouw verzoek, dan leggen we in ons besluit altijd uit waarom. Soms mogen we bepaalde gegevens vanwege de openbare orde of veiligheid niet delen. Ook is het niet toegestaan om gegevens van andere personen in te zien. Als het bestand of document waarin je inzage wilt gegevens van andere personen bevat, dan kunnen we jouw verzoek weigeren vanwege de privacyrechten van die andere persoon.

Als je het niet eens bent met ons besluit, dan heb je het recht om een bezwaarschrift in te dienen tegen het besluit. In de brief leggen we uit hoe je dit kunt doen en binnen welke termijn.

Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Kan deze Privacyverklaring worden gewijzigd?

Deze privacyverklaring kan worden gewijzigd. Wij adviseren je daarom regelmatig de Privacyverklaring na te lezen op eventuele wijzigingen.

Waar kun je terecht met een vraag of klacht?

Ondanks dat we zorgvuldig met je persoonsgegevens omgaan en die passend beveiligd hebben, kan het onverhoopt gebeuren dat er gegevens gelekt worden. Bijvoorbeeld door een hack van een systeem of het versturen van gegevens naar de verkeerde persoon. Als je vermoedt dat er sprake is van een ‘datalek’, neem dan contact met ons op via info@almere.nl of bel naar telefoonnummer 14 036. We doen ons best om de gevolgen te beperken en onderzoeken het datalek om herhaling te voorkomen. Indien nodig doen wij ook een melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Heb je klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens, neem dan contact op met mevrouw M.M. de Boer onze Functionaris Gegevensbescherming via 14 036 of FG@almere.nl. Je klacht wordt vertrouwelijk behandeld.

Ben je niet tevreden met de wijze waarop de gemeente Almere met de afhandeling van een klacht of verzoek is omgegaan dan kun je ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Hieronder lees je hoe we in een aantal specifieke situaties met jouw privacy omgaan.

Hieronder lees je hoe we in een aantal specifieke situaties met jouw privacy omgaan

Website

De gemeente is geïnteresseerd in de bezoekers van haar site. Niet in naam of adresgegevens, wel in de manier waarop je gebruik maakt van de website om deze zo goed mogelijk te maken. Almere maakt gebruik van Google tracking, met geanonimiseerde IP-gegevens. In de cookieverklaring lees je hier meer over.

Persoonsgegevens zijn wel nodig als je gebruik wilt maken van de online diensten. De persoonsgegevens die je op verzoek verstrekt, worden uitsluitend gebruikt voor de behandeling van jouw (aan)vraag of reactie dan wel voor het vragen naar informatie over en de verbetering van onze dienstverlening. Wij houden ons hierbij aan de wettelijke bewaartermijnen.

Klanttevredenheid

De gemeente Almere voert steekproefsgewijs klanttevredenheidsonderzoeken uit voor verbetering van de dienstverlening. Hiervoor bellen wij onder andere met mensen die kortgeleden contact hebben gehad met de gemeente Almere. Voor deze enquête geven wij het doel aan en vragen om toestemming. Als iemand aangeeft niet meer gebeld te willen worden, nemen wij het telefoonnummer op in een eigen 'bel-me-niet' register. Dit register wordt vóór elke enquête geraadpleegd en de nummers hierin worden niet gebeld. De telefoonnummers worden na drie maanden vernietigd.

Telefonische dienstverlening

Als je belt met de gemeente Almere kan het telefoongesprek worden opgenomen. Dit gebeurt voor kwaliteits- en trainingsdoeleinden en gebeurt steekproefsgewijs. Deze opnames worden na drie maanden automatisch vernietigd.

Om je efficiënt te woord te staan, maken wij gebruik van Computer Telefoon Integratie (CTI), waarbij telefoniegegevens aan het klantenbestand gekoppeld worden. Als je niet wilt dat jouw persoonsgegevens voor dienstverleningsdoeleinden worden gebruikt, kun je deze in MijnAlmere verwijderen. Je kunt ook een verzoek indienen bij de gemeente door het online formulier in te vullen of een brief te sturen naar postadres: Gemeente Almere, Postbus 200, 1300 AE Almere, onder vermelding van het verzoek dat je doet.

Melding openbare ruimte

De gemeente gebruikt persoonsgegevens om meldingen in de openbare ruimte te behandelen, zoals gaten in de weg, over verlichting en groen, afvaldumpingen. De meldingen worden behandeld door medewerkers van de gemeente zelf of een externe partner (aannemer) in opdracht van de gemeente. Of door een derde, die zelf verantwoordelijk is voor de behandeling, zoals Staatsbosbeheer bij een melding over een bos.

Tijdens en na afloop van de behandeling kan er contact opgenomen worden via deze gegevens voor vragen of om je te informeren over de voortgang en afwikkeling van jouw melding. Melders hebben ook de mogelijkheid hun melding anoniem te doen, dan worden er geen persoonsgegevens verwerkt. 

Afvalkalender

Op de website van de gemeente staat de afvalkalender. Daarop kun je zien wanneer welk soort afval bij jou wordt opgehaald. Hiervoor kun je jouw postcode en huisnummer invullen. De gemeente gebruikt deze gegevens alleen om de afvalkalender te tonen en slechts voor de duur van het gebruik van de afvalkalender door jou. 

Uitgebreide privacyverklaring Almere Afval App

Onderzoek

De Gemeente Almere kan jouw persoonsgegevens gebruiken om (statistisch) onderzoek te doen. Deze onderzoeken verrichten wij onder meer op basis van jouw toestemming, wettelijke taken of plichten. Het verrichten van onderzoek is noodzakelijk om de dienstverlening te verbeteren en voor een goede beleidsvorming en –uitvoering door de gemeente en haar partners.

Om jouw privacy zo goed mogelijk te beschermen treffen wij passende waarborgen. Omdat de gegevens en meningen die tijdens deze onderzoeken verzameld worden, vaak persoonlijk zijn, verstrekken wij nooit jouw persoonlijke informatie aan onze opdrachtgevers. Opdrachtgevers zien alleen de gegevens op het niveau van onderzoeksrapporten met tabellen, grafieken en/of kaarten. 

Sollicitatie bij de gemeente

De gemeente bewaart persoonsgegevens van sollicitanten niet langer dan nodig is voor de uitvoering van werving- en selectieprocedures. Wij houden ons hierbij aan de NVP Sollicitatiecode van de Nederlandse Vereniging voor Personeelsmanagement & Organisatieontwikkeling. De persoonsgegevens van afgewezen kandidaten worden bewaard tot uiterlijk een maand na het afronden van de sollicitatieprocedure. In overleg met een afgewezen kandidaat, en met uitdrukkelijke toestemming, kunnen persoonsgegevens een jaar langer in portefeuille worden gehouden.